Manual Básico para prestação de contas do PDDE - Ipiaú

MANUAL DE ORIENTAÇÕES BASICAS DO PDDE PARA O PROCESSO DE EXECUÇÃO DOS RECURSOS

* Este manual pode sofrer atualizações

Em cumprimento à principal missão deste departamento que é a orientação às Unidades Executoras para a execução dos repasses de recursos do PDDE, que apresentamos o Manual de Orientações Básicas do PDDE: um guia para os servidores que atuam na gestão, elaboração e execução dos recursos financeiros das escolas municipais de Ipiaú.

Tal documento deve ser concebido como um instrumento de trabalho que gestores escolares e técnicos auxiliares devem ter sempre em mãos.

LIBERAÇÃO DOS RECURSOS

Os recursos serão repassados mediante Ordem Bancária – OB, emitida pelo FNDE para crédito na conta específica da Unidade Escolar beneficiada.

Os avisos de créditos estarão disponíveis no site do FNDE https://www.fnde.gov.br/sigefweb/index.php/liberacoes, https://www.fnde.gov.br/pls/simad/internet_fnde.pdderex_2_pc, e será enviado pelo correio.

Os recursos recebidos devem ser executados de acordo com sua destinação prevista nas Resoluções próprias. O não cumprimento enseja a devolução dos valores equivocadamente aplicados.

Ao tomar ciência do recebimento do recurso, através de extrato bancário, a Equipe Gestora deverá convocar uma Assembleia Geral através de Edital afixado em local visível na escola e, se possível, anunciado em meio de comunicação acessível na comunidade escolar, para apresentar a chegada do recurso e discussão das prioridades para a escola.

FORMA DE EXECUÇÃO

A Equipe Gestora, juntamente com a Equipe Escolar, Conselhos, Colegiados, membros da Unidade Executora e Comunidade Escolar deverão elaborar o Plano de Ação e Aplicação para a utilização dos recursos definindo as prioridades e necessidades.

Após elaborar o PAA, proceder ao processo de licitação: A mais utilizada é a Dispensa (Observar a Lei 8.666/90).

PROCEDIMENTOS PARA ABERTURA DO PROCESSO DE AQUISIÇÃO (DISPENSA DE LICITAÇÃO)

1. Preencher o formulário padrão de Pedido de Cotação de Preços por item, com o quantitativo, unidade de medida, especificação técnica do bem a ser adquirido ou serviço a ser contratado, bem como os campos destinados às unidades escolares. Não colocar marca ou modelo na especificação.

2. O Pedido de Cotação deve ser encaminhado a pelo menos 03 fornecedores, que atuem no ramo do objeto, informando que o critério para avaliação da

cotação será determinado da seguinte forma:

 Menor Preço por Item – todos os casos, exceção de serviços de engenharia (o vencedor é o que apresentar menor preço por item a ser adquirido);

 Menor Preço Global – serviços de engenharia (o vencedor é o licitante que apresentar menor preço global).

3. Exigir do fornecedor carimbo e assinatura em todas as planilhas e especificações dos valores unitários e global.

4. Fixar data, hora e local da entrega do pedido de cotação.

5. A Equipe Gestora e o Conselho Deliberativo receberão as propostas eanalisarão observando a identificação do fornecedor:

 Pessoa física: exige-se endereço, identidade, CPF, telefone e assinatura;

 Pessoa jurídica: exige-se carimbo do CNPJ com razão social da empresa, nome e assinatura do responsável, endereço e telefone. Devem ser exigido também cartão do CNPJ e Certidões Negativas/Regularidade.

6. Após receber as cotações de preços, deverá proceder aopreenchimento do formulário de Consolidação da Pesquisa de Preço (a descrição dos produtos na consolidação deve estar mais próxima do entendimento do item cotado. A informação não deve ser vaga. Ex.: Material de capital, e sim: Geladeira, Fogão, Liquidificador) e efetuar julgamento das propostas para verificação do menor preço, preferencialmente por item e logo após digitar a Ata de Verificação do Menor Preço.

7. Colocar em cada pesquisa um número sequencial de acordo com a ordem cronológica dos processos de compra, seguido do ano de emissão.

8. Observações:

 Deverá haver o mínimo de 03 cotações válidas;

 A unidade escolar deverá enviar o Pedido de Cotação de Preços a mais de 03 fornecedores de maneira a garantir o recebimento de pelo menos 03 propostas válidas;

 O prazo para a apresentação da cotação é estabelecido no PCP, a critério da UEx solicitante;

 A Unidade deverá encaminhar planilha às empresas ou pessoas físicas capacitadas, que tenham condições técnicas para executar os serviços solicitados;

 As pessoas físicas não podem ter vínculo com a União, Estado ou Município. Por tanto, deverão oferecer declaração de que não possuem vínculo com as 03 esferas da Administração Pública;

 Não deverá ser solicitada cotação de preços, em um mesmo processo licitatório, a pessoas jurídicas e pessoas físicas, obedecendo-se com este procedimento o princípio da participação em igualdade de condições dos proponentes.

9. Na contratação de pessoas físicas para realização de serviços deve-se solicitar nº do RG, PIS/PASEP, CPF.

PROCEDIMENTOS PARA AQUISIÇÃO DOS PRODUTOS/SERVIÇO

Após julgamento das propostas mais vantajosas, identificando o(s) proponente(s)vencedor(es), emite a Ordem de Compra/Serviço(02 vias. Uma retorna carimbado e assinado) e encaminha para o fornecedorvencedor, autorizando o fornecimento dos bens, materiais ou serviços dos itensadjudicados na Cotação de Preço realizada.

Fazer a seguinte observação na Ordem de Compra/Serviço:

Emitir Nota Fiscal em nome de:

PDDE Básico - FNDE/PDDE BASICO/NOME DA UNIDADE ESCOLAR

OBS: Constar sempre no comprovante de despesa (NF-e / DANFE, Nota Fiscal(convencional), e Recibo) a sigla ou nome do Programa a que se refere cadadespesa.

O fornecedor recebe a Ordem de Compra/Serviço e providencia a entrega domaterial ou a execução do serviço juntamente com o documento fiscal devidamentelegalizado.

PROCEDIMENTOS PARA LIQUIDAÇÃO E PAGAMENTO

A escola após recebimento do material e/ou serviço realizado procede à liquidação (verificação e conferência dos produtos entregues e/ou serviço prestado na sua totalidade) carimbando os documentos comprobatórios legais de despesa com os carimbos específicos.

Depois das etapas anteriores, com os documentos comprobatórios legais de despesa (Nota Fiscal), cartão do CNPJ (comprovante de inscrição e situação cadastral)e as certidões de regularidade em mãos efetua-se o pagamento da despesa em cheque nominal cruzado à Pessoa Jurídica/Pessoa Física, fazendo uma cópia para anexar ao processo de prestação de contas.

Obs.: O pagamento só poderá ser efetivado após a liquidação.

Ao contratar Pessoa Física observar o recolhimento de 11% do INSS, 5% do ISS e, se for exigido, o IR (Imposto de Renda).

·         Um cheque por cada ordem de compra/serviço.

PRESTAÇÃO DE CONTAS

Os prazos para prestação de contas são:

ANUAIS – Realizados ao encerramento do exercício financeiro, com data definida pela SEMEC.

POR FIM DE GESTÃO – ou seja, quando o diretor for exonerado do cargo deverá haver prestação de contas do período.

Ao concluir a execução dos recursos financeiros do exercício cumprindo todos os procedimentos, convocar Assembleia Geral para apresentar a prestação de contas, seguindo todos os requisitos para tal.

COMPOSIÇÃO DO PROCESSO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS

01 – Ofício de encaminhamento;

02 – Parecer dos Conselhos Fiscal e Deliberativo da Unidade Executora;

03 – Atas de Eleição e Posse da Diretoria vigente da UEx, do Recebimento dos Recursos Financeiros, da Prestação de Contas e de Justificativas (se houver);

04 – Demonstrativo da Execução da Receita e Despesa e de Pagamentos Efetuados;

05 – Plano de Atendimento (para o PDDE Educação Integral/Mais Educação);

06 – Relação de Bens Adquiridos e/ou Produzidos;

07 – Termo de Doação;

08 – Ordem Bancária ou Aviso de Liberação de Recursos (FNDE);

09 – Extratos Bancários mensal (Conta Corrente e Resumo da Aplicação);

10 – Conciliação Bancária;

11 – Processos de Despesas:

            11.1 – Pedido de Cotação de Preços (mínimo de 03);

            11.2 – Consolidação da Pesquisa de Preço;

            11.3 – Ata de Verificação do Menor Preço;

            11.4 – Ordem de Compra/Serviço;

            11.5 – Nota Fiscal/Recibo;

            11.6 – Cópia do Cheque;

            11.7 – Certidões de Regularidade (FGTS, Tributos Federais e Previdenciários, Trabalhista, Estadual e Municipal) e CNPJ;

            11.8 – Comprovante de Recolhimento de Impostos Pessoa Física (se houver).

            11.9 – Para o Programa Mais Educação: Termo de Adesão e Compromisso do Voluntário, Recibo de Ressarcimento Mensal de Despesas, Relatório Mensal de Atividades.

INFORMAÇÕES OPERACIONAIS

A SEMEC/PREFEITURA MUNICIPAL DE IPIAÚ designará através de Portaria membros para compor o Comitê Municipal do PDDE, que terá entre outras atribuições acompanhar, analisar, fiscalizar a execução do PDDE.

A comissão solicitará o relatório do Programa Mais Educação para proceder a aprovação da Prestação de Contas.

Demais informações:

- O Diretor deverá numerar, assinar e carimbar com o carimbo padrão do CNPJ da UEx todas as folhas do processo de prestação de contas.

- Uma cópia do Termo de Doação e da Nota Fiscal (dos materiais permanentes/Capital) deverão ser enviados ao Departamento de Patrimônio da Prefeitura

PERGUNTAS MAIS FREQUENTES

1-      Como posso distinguir um bem de capital (permanente)?

R- A lei 4.320/64 diz que “considera-se permanente o de duração superior a dois anos; A Lei nº 12.973/2014 que altera o Art. 15 do Dec.-Lei nº 1.598/77 diz que “o valor para se considerar um item que tenha vida útil superior a 1 ano como BEM DO ATIVO NÃO CIRCULANTE IMOBILIZADO E INTANGÍVEL tem que ser superior a R$ 1.200,00; O Manual de Despesa Nacional cita as seguintes informações:

o    Critério da Durabilidade – Se em uso normal perde ou tem reduzidas as suascondições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos;

o    Critério da Fragilidade – Se sua estrutura for quebradiça, deformável ou danificável,caracterizando sua irrecuperabilidade e perda de sua identidade ou funcionalidade;

o    Critério da Perecibilidade – Se está sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou sedeteriore ou perca sua característica pelo uso normal;

o    Critério da Incorporabilidade – Se está destinado à incorporação a outro bem, e nãopode ser retirado sem prejuízo das características do principal. Se com a incorporaçãohouver alterações significativas das funcionalidades do bem principal e/ou do seu valormonetário, será considerado permanente (Ex.: um segundo HD); e

o    Critério da Transformabilidade – Se foi adquirido para fim de transformação.

o    Critério da Finalidade – Se o material foi adquirido para consumo imediato ou paradistribuição gratuita.

A Portaria nº 448 de 13/09/2002 diz que “Material Permanente, aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos”

Obs.: Consulte o setor de contabilidade e patrimônio da prefeitura acerca dos objetos que são considerados de capital pelas normas internas.